ארגון טיול משפחתי 

    ארגון אירוע משפחתי

יש לך משימה: לארגן אירוע משפחתי. בין אם זה טיול משפחתי לאירופה הקלאסית או פיקניק ביערות הכרמל למשפחה המורחבת ולחברים, , יש מידע בסיסי שכדאי לאסוף על מנת שהחוויה תהייה בלתי נשכחת.

שרה לוי - מפיקת אירועים חווייתיים המתמחה בארגון טיולים לקבוצות ולמשפחות בארץ ובחו"ל מסבירה:

ככל שתקדימו להתכונן כך ייטב. כשמדובר באירוע משפחתי, התאריכים לרוב ידועים מראש, בין אם זה יום נישואין או יום הולדת, לכן אל תשתהו והחלו לתכנן בהקדם. אם זוהי לכם הפעם הראשונה שבה אתם נדרשים לגייס את התכונות הארגוניות שלכם, צאו מיד לדרך.

כל הפקת אירוע מתחילה באיסוף מידע ראשוני:

• מהו מועד האירוע? אירוע  בחורף, קיץ אביב או סתיו לא ייראה אותו הדבר. טיולים בארץ ישראל (למזלנו), ניתן לארגן בכל ימות השנה. השאלה היא רק לאן. 
• מה מספר האורחים? למשפחה המצומצמת ניתן להסתפק ברכבים פרטיים, אולם לקבוצה גדולה יותר ידרשו סידורי הסעות וחניה. כמה זמן עומד לרשותנו? האם זהו מפגש של אחר הצהריים או אירוע לסופשבוע שלם או אולי יותר.

• מטרת האירוע: יום נישואין, יום כיף משפחתי, חופשה מפנקת?אירוע ליום הולדת? בר מצווה? חתונה? כשאתם יודעים מה המטרה, אתם יכולים להשיג אותה.  
• מהו חתך הגילאים? עשר, ארבעים, שבעים? ואולי מדובר בקבוצה עם מגוון גילאים?

      האם זה אירוע לילדים בלבד, האם לכל המשפחה כולל הסבתות והתינוקות החדשים? 

• מהו התקציב שלכם לכל ההפקה? עדיף תמיד להשאיר קצת רזרבות מאשר להיות במצב שאתם חורגים מהתקציב ולא יכולים להשלים את כל התוכנית.

אחרי שאספתם את כל הפרטים האינפורמטיביים טוב תעשו אם תתחילו לאסוף מידע רחב יותר על רצונותיו של בעל השמחה. צורת בילוי מועדפת, העדפות קולינריות ועוד. בכל אירוע משפחתי נשאף לרצות את חתן /כלת השמחה.

 אחרי שבררתם, צלצלתם, הזמנתם, קבעתם ותאמתם...אל תשכחו! כל תוכנית היא בסיס לשינויים. טוב תעשו אם תכינו תוכנית מגירה, על כל שינוי שלא יהיה.

והכי חשוב- אל תשכחו להנות! אתם עושים זאת על מנת לשמח את הקרובים והאהובים עליכם.

לכן, בין עם מדובר על אירוע מצומצם או על הפקת ענק, שרה לוי, מפיקת האירועים, תבנה עבורכם את האירוע המשפחתי של חלומותיכם!